Автопродвижение лидов по статусам (автоворонка)

В Настройках CRM можно включить функцию автоматической смены статуса лида по триггерам. Триггер - это какое-либо действие, совершаемое в системе, при наступлении которого статус лида автоматически меняется на указанный в настройках.

Пример: у нас есть потребность сделать так, чтобы при записи лида на пробный урок ему автоматически ставился определенный статус, например, "Записан на пробное", а при посещении пробного урока ставился следующий статус, назовем его "Прошел пробное". Для этого переходим в Настройки - Ученики - "Статусы" - "Автопродвижение лидов и автодействия". В раскрытом списке отображаются все добавленные в систему статусы из соседнего списка "Статусы лидов":

Кнопка "Добавить триггер" расположена между статусами, что означает переход с одного статуса на другой. Чтобы настроить автоматическую смену статуса при записи на пробное, нужно добавить триггер перед одноименным статусом:

Выбираем из списка тип триггера "Запись на пробный урок" и сохраняем.

Теперь, лидам автоматически будет устанавливаться статус "Записан на пробное" сразу при записи на пробный урок в crm.

Далее, настроим автоматическую установку статуса "Прошел пробное", который будет срабатывать при отметке посещения пробного урока лидом. Для этого нажимаем кнопку "Добавить триггер", расположенную перед нужным нам статусом. В нашем примере это статус "Прошел пробное":

Выбираем из списка тип триггера "Посещение пробного урока" и сохраняем.

Теперь, лидам будет автоматически устанавливаться статус "Прошел пробное" сразу при отметке посещения пробного урока.

Если вы используете функцию вступительного тестирования, и у вас есть соответствующий статус, например, "Записан на тест", то можно настроить установку этого статуса при записи лида на вступительный тест. Перед этим статусом добавляем триггер "Запись на вступительный тест":

По тому же принципу работают и остальные триггеры. Например, если вы используете статус лида "Ждет группу", "Группа подобрана", "Записан в группу" или подобный, можно также настроить автоустановку такого статуса при подборе группы лиду. Подобранная группа устанавливается и отображается в карточке лида в блоке "Информация по лиду":

В карточке группы лиды, которым была подобрана данная группа, отображены в блоке "Лиды (предварительная запись)":

Подробнее о подборе группы лиду и других действиях с лидом можно прочитать здесь.
В настройках устанавливаем триггер "Предварительная запись в уч. единицу" перед статусом "Ждет группу" или подобным (настроенным в вашем аккаунте) и сохраняем. 

После этого, при добавлении лида в группу для предварительной записи, ему автоматически будет устанавливаться данный статус.

Для автоматического перехода на один статус можно задать несколько триггеров при необходимости.

Автоматическая смена статуса записывается в историю по лиду. В записи помечается статус, который стоял у лида до автоматической смены (либо отсутствие статуса), статус, на который был переведен лид и действие-триггер.

Так же можно настроить автосмену статусов лидов при прикреплении лида к ученику, выставлении счетов ученикам, привязанным к этим лидам и оплате счета учениками, привязанными к лидам.

Пример: в учебном центре лид считается успешно закрытым только в случае получения оплаты. У лидов нет оплат, поэтому, чтобы выставить счет или добавить оплату в систему, нужно "прикрепить лида к ученику" (т.е. создать карточку ученика на основе лида нажатием на одноименную кнопку) и внести оплату в карточку ученика. После добавления оплаты ученику, мы не хотим возвращаться в карточку его лида и менять статус вручную, у нас есть необходимость настроить смену статуса на "Успешно реализовано" автоматически при получении оплаты.

Для этого, в настройках добавляем триггер "Оплата счета учеником" перед статусом "Успешно реализовано"/"Успешный" или вашим подобным и сохраняем.

После этого, при занесении оплаты ученику, статус его лида будет автоматически меняться на "Успешно реализовано" и, соответственно, лид будет переноситься в "Обработанные".

Нюанс: если лид не является первым обращением клиента в школу, а был прикреплен ученику, который уже учился у вас ранее, то триггеры "Выставление счёта ученику" и "Оплата счёта учеником" сработают все равно, независимо от того, за что именно ученик совершил оплату. А вот триггер "Прикрепление лида к ученику" НЕ сработает с лидом, созданным позднее ученика, к которому он прикреплён (например, из карточки ученика кнопкой "Добавить лид").

Пример: студент ходит на занятия по математике, но помимо этого мы предложили ему занятия по русскому языку. В этом случае он будет иметь карточку ученика с его занятиями по математике, а также мы создадим ему новый лид (т.е. новую сделку), который будет привязан к ученику. Предварительно мы настроили автоустановку статуса "Успешный" при получении оплаты. В случае с этим клиентом, статус "Успешный" установится ему автоматически даже если он оплатит свои обычные занятия по математике (а не по русскому, для продажи которых ему был создан лид).

Важно: автоматическая смена статуса лида не имеет обратного эффекта при удалении какого-либо действия в crm.

Пример: 

а) Записали лида на пробный урок -> статус лида сменился на "Записан на пробное". 

Затем удалили пробный урок -> статус лида остался прежним, "Записан на пробное". Статус нужно сменить на предыдущий вручную.

б) Внесли оплату ученику -> статус лида сменился на "Успешно реализовано". 

Удалили оплату ученика -> статус лида не меняется, он по-прежнему "Успешно реализован".

Важно: статус не меняется на предшествующий. 

Очередность статусов берется из настроек по статусам лидов. 

Пример: лиду вручную установили статус "Ждет группы". В нашем примере данный статус в настройках следует после статусов "Записан на пробное" и "Посетил пробное". Проще говоря, студенту подбирают подходящую группу только после посещения пробного занятия.  После установки этого статуса лида записали на пробное занятие. Статус лида не изменился, он так и остался "Ждет группы" т.к. статус не меняется на предшествующий автоматически.

Галочка "Запретить переход через несколько статусов"

Иногда возникает необходимость сделать так, чтобы автоматическая смена статусов работала только в случае последовательного продвижения лида по статусам-этапам продаж, не позволяя "перепрыгивать" через несколько статусов.

Пример: в учебном центре лид попадает на предварительную запись в группу только после того, как он посетил пробное занятие. Если какие-то группы подбираются лиду до этого - нам не нужно, чтобы это влияло на статус лида. В этом случае, при добавлении триггера " Предварительная запись в уч. единицу" дополнительно установим галочку "Запретить переход через несколько статусов". 

Что получится в результате: добавляем нового лида, менеджер подбирает ему группу и указывает ее в Информации по лиду - это предварительное планирование нашего менеджера, он записывает, какую группу собирается предложить лиду. Статус лида пока не меняется. Далее, лида записывают на пробное (статус меняется на "Записан на пробное"), он посещает это пробное (статус меняется на "Посетил пробное"). После пробного становится ясно, что лиду нужно предложить другую группу - менеджер удаляет подобранную группу из Информации по лиду, установленную при добавлении лида и подбирает ему новую группу - вот тут статус лида автоматически поменяется на "Ждет группу" или подобный.

Ниже размещена видео-инструкция с разбором подробного примера для наглядности: