Автовыставление счетов

В разделе Настройки - Финансы на вкладке «Автовыставление счетов» можно включить функцию для автоматического выставления счетов на оплату занятий.

Данная настройка производится в системе один раз, и после этого счета будут выставляться каждую ночь за указанное в настройках количество дней до возникновения задолженности ученика.

О других возможностях работы со счетами можно узнать в соответствующей статье.

Перед тем, как активировать автовыставление счетов, убедитесь, что у всех учеников проставлены цены за занятия. Если у ученика не установлена цена, автовыставление не будет для него работать. О том, как добавить цены в систему, можно прочитать здесь. О том, как привязать цены к занятиям, можно прочитать здесь.

Для настройки автовыставления счетов установите соответствующую галочку, затем укажите количество дней до наступления задолженности. Например, чтобы каждому ученику автоматически выставлялся новый счет за неделю до наступления первого дня задолженности, в этом поле нужно установить цифру 7. Также можно выбрать любой способ оплаты из выпадающего списка. Он будет указываться во всех автоматически выставляемых счетах.

Опция "Выставлять счета для оплаты по" пригодится вам, если ваши ученики платят каждый месяц разные суммы, в зависимости от количества назначенных занятий. Если оплаты привязаны к календарному месяцу, установите в этом окошке 31 число - оно будет работать для последнего дня любого месяца с любым количеством дней. Система учтёт количество неоплаченных занятий от ближайшей неоплаченной даты до конца месяца и выставит счёт на стоимость этих занятий.

Если поле «Выставлять счета для оплаты по» не заполнено, счета выставляются только по пакетным и календарным ценам.

Если у ученика указана неделимая пакетная или календарная цена, то система выставит счёт на полную сумму, указанную в цене, даже если оплата покроет занятия позже даты, указанной в поле «Выставлять счета для оплаты по» или приведёт к переплате. Например, у ученика указана неделимая цена за 8 занятий, а в месяце осталось 1 неоплаченное занятие - система выставит счёт на 8 занятий, одно из которых будет в ближайшем неоплаченном месяце, а остальные - в следующем.

Что такое "неделимая цена"?

Неделимая цена - это пакетная или календарная цена без возможности частичной оплаты. Например, если цена за 8 занятий неделимая, ученик с такой ценой не может оплатить 5 занятий сейчас и 3 занятия потом. Задолженность у такого ученика считается в сумме, указанной в пакетной/календарной цене, даже если по факту у него есть только один неоплаченный день или одно неоплаченное занятие. При автоматическом выставлении счёта с расчётом по дате («Выставлять счета для оплаты по») система выставит счёт на полную стоимость пакета, даже если задолженность меньше стоимости пакета.

Посмотреть и исправить неделимые цены можно в разделе Настройки - Финансы - Цены. У пакетных и календарных цен есть опция "Оплачивается частично", и именно она влияет на то, будет ли цена неделимой или нет.

Добавить или убрать возможность частичной оплаты у отдельно взятой цены можно по нажатию на карандаш редактирования справа от цены:

Внимание! Изменение цены в настройках не распространяется на цены, привязанные к ученикам и группам! Чтобы применить изменение к ученику или группе, нужно будет привязать цену заново. Инструкция по привязке цен к занятиям здесь.

По кнопке "Счета к выставлению" можно просмотреть список счетов, которые будут выставлены ближайшей ночью. В нём указаны группа, фамилия ученика, размер оплаты, цена за эти занятия с указанием скидки (если она установлена), количество часов, которые будут оплачены, и номер счёта.

После сохранения настроек вы увидите всплывающее уведомление:

Теперь при приближении окончания оплаты ученика, за семь дней до наступления последнего оплаченного занятия, ему автоматически будет выставлен следующий счёт.

Выставленные счета будут доступны к просмотру в разделе Финансы - Поступления и счета, а также видны в карточке ученика в блоке Личный счёт. С ними после выставления при необходимости можно вести последующую работу как и с обычными счетами (проводить оплату, редактировать, удалять).

Автоматически выставленные счета будут отображаться в Личных кабинетах учеников и будут доступны для для онлайн-оплаты (в случае, если онлайн-эквайринг подключен в настройках crm).

Можно настроить автоматические уведомления для учеников о выставлении счетов. О том, как это сделать, можно узнать здесь.

Важно: Счета будут выставляться по ночам. Если в настройках оповещений включено уведомление по ученикам о выставлении счёта, то оно сработает и в случае с автовыставлением, тоже ночью. Проверить, включено ли у вас данное уведомление, можно в разделе Настройки - Оповещения на вкладке "Для учеников". Настроить временной промежуток для автоматических уведомлений можно там же, на вкладке "Период отправки автоуведомлений".

Также обращаем ваше внимание, что если у вас в настройках включены автоматические уведомления о новых счетах для сотрудников, сотрудники будут получать по 1 уведомлению по каждому выставленному автоматически счёту. Если у вас планируется большое количество счетов к выставлению, рекомендуем отключить эту настройку. Она отключается в разделе Настройки - Оповещения на вкладке "Для сотрудников" в блоке "О платежах":

Если сотрудник будет в списке "Получатели", то ночью ему будут на email приходить автоматические уведомления о выставленных счетах. Чтобы отключить это оповещение, кликните по фамилии сотрудника один раз, он переместится в список "Возможные получатели", тогда уведомления приходить не будут.