Настройка цен (внесение прайса)

Если ваша школа принимает платежи не в рублях или не только в рублях, предварительно настройте используемые валюты в разделе Настройки - Финансы - Валюты.

Варианты цен, по которым происходят оплаты учеников за занятия, можно настроить на вкладке «Цены». Эта вкладка делится на три блока: Цены в часах, Цены в днях и Календарные цены.

Цены в часах подразделяются на «Почасовые» - когда указывается цена за 1 академический (или астрономический - см. "Настройки компании - Академические часы") час и «Пакетные» - когда цена указывается за некий пакет часов, например, 4, 10, 12 и т.д. часов - другими словами, абонемент.

Если в школе принято вносить оплату на одну и ту же сумму за пакет занятий, удобнее воспользоваться пакетными ценами. Если же оплата происходит каждый раз за разное количество ак.часов, либо занятия оплачиваются по одному – вполне можно использовать почасовые цены. Часто школы используют разные варианты цен для разных занятий.

Цены в днях можно устанавливать только для оплаты поездок (см. раздел Обучение – Поездки). Цены в днях подразделяются на «Посуточные» - когда указывается цена за 1 сутки и «Пакетные» - когда указывается цена сразу за определённое количество дней. Посуточные цены удобно использовать, если в компании периодически случаются поездки разной длительности, но с фиксированной посуточной оплатой. Пакетную цену можно установить за одну конкретную поездку, например, в летний лагерь, с определённой заранее длительностью.

Календарные цены не зависят от количества занятий и их длительности. Такую цену можно установить за 1 или несколько дней, либо за 1 или несколько месяцев. При этом кроме количества и длительности занятий в указанном ценовом периоде не берётся в расчёт наличие/отсутствие пропусков у ученика и их количество. Если ваши ученики оплачивают каждый месяц одну и ту же сумму, и не происходит перерасчётов из-за пропусков, календарные цены вам должны подойти.

При настройке цен можно указать, в каком/каких филиале(ах) используется та или иная цена. В дальнейшем, при указании цены за занятия у какого-либо ученика, сотрудникам будет отображаться выпадающий список, ограниченный ценами, указанными в настройках для того филиала, в котором занимается ученик/производится оплата. То же самое будет применено при установке цены по умолчанию в группе/поездке/экзамене.

Если в школе действуют цены в разных валютах (например, в разных филиалах), для каждой из валют нужно создавать свои цены, предварительно указывая валюту в правом верхнем углу.

Внесение цен в часах

Почасовые

Чтобы задать почасовую цену, нужно развернуть блок "Цены в часах", нажать "Добавить", ввести "Название" цены в соответствующее поле саму цену за 1 ак.час в поле «Цена». Если в школе используется не один академический час, а, например, академический 45 минут и астрономический 60 минут (см. Настройки – Компания), необходимо также выбрать для оплат занятий в каких часах будет использоваться вносимая цена. Для изменения единицы часа нужно нажать на стрелки под ценой и выбрать из выпадающего списка необходимый академический час.

После этого нужно отметить, в каких филиалах действует данная цена. Необходимо кликнуть по каждому нужному филиалу в списке «Возможные филиалы», после чего он перенесется в правый список выбранных филиалов, либо воспользоваться стрелочками между этими двумя списками для переноса всех филиалов из из левого списка в правый.

После завершения ввода информации о новой цене необходимо нажать «Сохранить», данная цена отобразится в списке почасовых цен. Внесенные цены можно отредактировать, нажав на иконку карандаша (при этом введенные ранее параметры цены отобразятся для редактирования в открывшемся окне) или удалить, кликнув на иконку корзины с правой стороны.

Важно! При удалении или редактировании цены, которая использовалась в системе (была установлена у учеников/групп), цена не меняется у учеников/групп, у которых она была установлена. Оплаты от учеников по этой цене также не изменяются и не удаляются. Фактически, внутри системы эта цена остается, помечается как архивная, не отображается ни в настройках, ни в списках, но все расчеты производятся с её помощью. Архивные цены помечаются в системе со знаком звездочки, например, *500 руб./ак.ч., при необходимости ее можно поменять на актуальную (ту же цену без звездочки, либо другую).

Пакетные цены

На вкладке «Пакетные» задаются цены за определенное количество ак. часов, например, оплата полностью за курс из 60 ак. часов или за пакет из 8 астр. часов.

Чтобы задать пакетную цену, нужно по кнопке "Добавить" ввести название цены в соответствующее поле, а затем выбрать из выпадающего списка тип часов: академические или астрономические. Далее, указать в поле «Ак. часов» количество часов, за которые указывается цена, например, 40. В поле «Цена» нужно указать цену за весь пакет полностью. Также, как и случае с почасовыми ценами, нужно указать филиалы, в которых действует данная цена.

Поле «Срок действия (дней)» служит для указания периода, в течение которого действует данная цена. После истечения указанного количества дней, оставшиеся (если таковые есть) занятия «сгорают». Отсчет дней в этом случае ведется с момента оплаты, поэтому использование данной опции подходит не для всех случаев; для установки "сгорания" оплат чаще всего используется отдельная опция "Действительна по" в самих оплатах.

Важной принципиальной настройкой для пакетных цен является галочка "Может оплачиваться частично". В большинстве случаев школы разрешают ученикам оплачивать абонементы частями, либо покрывать задолженность до определенной даты. Цены с проставленной галочкой "Может оплачиваться частично" позволяют производить такие операции. При этом задолженности за занятия, в которых установлены такие цены, всегда рассчитываются на сегодняшний день - т.е., сколько занятий на сегодня отработано и не оплачено.

Однако, существуют такие варианты ценовой политики, при которых ученики обязаны всегда вносить оплату за полный пакет. Для таких цен рекомендуется снимать галочку "Может использоваться частично", после чего сотрудники смогут вносить оплаты по таким пакетам только целиком. Расчет задолженностей по таким ценам также отличается: в этом случае при наступлении первого же дня просрочки абонемента на странице занятий, для которых он установлен, а также в отчете "Должники" отобразится задолженность сразу за весь полагающийся к оплате пакет.

Цены в днях

В блоке «Цены в днях» задаются цены, которые используются для оплаты поездок. В отличие от оплат занятий, оплата поездок производятся в днях, а не в академических часах. По аналогии с ценами в часах, цены в днях могут быть посуточными (за 1 день) или пакетными (за пакет, включающий в себя какое-либо количество дней). Чтобы задать варианты посуточных цен, нужно перейти на вкладку «Посуточные», по кнопке "Добавить" ввести название цены, саму цену за 1 день поездки и отметить филиалы, в которых действует вносимая цена.

Для того чтобы задать цену за пакет дней, нужно перейти на вкладку «Пакетные», по кнопке "Добавить" ввести название цены в соответствующее поле, указать количество дней, которые входят в цену, указать размер цены и задать филиалы, в которых будет действовать данная цена, после чего нажать «Сохранить».

Галочка «Может оплачиваться частично» и поле «Срок действия (дней)» имеют те же значения, что и на вкладке «Пакетные цены» (см. выше).

Календарные цены

Этот вид цены используется для оплаты обучения за определённое количество месяцев или дней, в отличие от почасовых цен. Чтобы создать такую цену, необходимо по кнопке "Добавить" ввести её название в соответствующее поле, далее выбрать количество месяцев или дней, выбрать филиалы, в которых действует цена, указать цену в заданной валюте.

Графа с количеством дней не может быть пустой, иначе цена не сохранится. Если хотите добавить цену за месяц, укажите 1 месяц 0 дней. Если за три месяца, 3 месяца и 0 дней.

Галочка «Может оплачиваться частично» указывает на возможность поэтапной оплаты. Например, сначала 50% от абонемента, а через некоторое время другие 50%. Также при установленной галочке в настройках цены ученик может оплатить неполный месяц, например, если он начал заниматься с середины месяца, а следующий месяц должен оплатить целиком.

Если каждый ученик обязан оплачивать полный месяц без какой-либо рассрочки, галочку можно убрать. Также при отсутствии этой галочки задолженность у ученика будет показана сразу за весь указанный в цене период, начиная с первого дня просрочки. При установленной галочке задолженность будет показываться по дням.