Автоматические уведомления

В разделе Настройки – Оповещения вы можете настроить отправку автоматических оповещений сотрудникам, преподавателям и ученикам.

В разделе Настройки - Ученики - Статусы - Автопродвижение лидов и автодействия вы можете настроить отдельно автоматические уведомления лидам, в рамках автодействий при изменении статусов.

В этой статье мы расскажем о том, как настраивать автоматические оповещения в настройках оповещений.

Обратите внимание, что sms-оповещения отправляются только при наличии подключенного sms-сервиса и положительного баланса на его счёте. 

Для отправки автоматических оповещений по WhatsApp необходимо сначала подключить интеграцию с WhatsApp.

Для сотрудников

Сообщения отправляются по имеющимся в системе шаблонам, содержащим переменные, вместо которых система подставляет необходимые данные. Увидеть шаблоны сообщений можно в разделе Настройки – Шаблоны – Шаблоны писем (или Шаблоны sms) – Системные.

О заявке

При поступлении новой заявки (с сайта, из соц.сетей или по внешней ссылке) в систему всем сотрудникам из правого списка  будет отображено всплывающее окно со звуковым сопровождением. Чтобы выборочно перенести сотрудников из одного списка в другой, используйте клик мышки по его фамилии. Если нужно в "Получатели" перенести всех сотрудников, можно воспользоваться кнопкой со стрелками.

О поиске преподавателя

Перенесите сотрудников, которых вы хотите уведомлять о необходимости поиска преподавателя из списка слева «Возможные получатели» в список справа «Получатели» при помощи клика мышкой или кнопки со стрелками между этими списками.

При создании расписания без преподавателя этим сотрудникам на e-mail будет отправлено соответствующее уведомление, если перед сохранением элемента расписания будет проставлена соответствующая галочка:

О должниках

Установите количество календарных дней до истечения оплаты, когда сотрудникам должно приходить уведомление, затем выберите получателей, перенеся их из списка слева в список справа при помощи клика мышкой по фамилии отдельных сотрудников или стрелок между этими списками, для переноса всех сотрудников одним кликом. В указанный срок назначенные сотрудники увидят в правой части экрана всплывающее уведомление в системе со списком учеников, у которых истекает срок действия оплаченного абонемента.

Например, если указать 7 дней до истечения оплаты, то сегодня сотрудникам придет уведомление обо всех учениках, которые должны стать должниками через неделю, с учетом их текущих оплат и расписания.

Данное кол-во дней влияет также на значение по умолчанию фильтра "Дата для расчёта просрочки" в отчете Должники; в этот же отфильтрованный отчет перенаправляет и клик по всплывающему уведомлению.

О платежах

Всем сотрудникам из правого списка будет отправлено сообщение на электронную почту при выставлении счёта, внесении учеником оплаты или при изменении статуса платежа (при оплате счёта).

Если используете функцию автовыставления счетов, то рекомендуется эти уведомления отключить для сотрудников.

Об изменениях расписаний

Всем сотрудникам из правого списка будет отправлено сообщение об изменении расписания вместе с названием учебной единицы, в которой было изменено расписание. Способ отправки выбирается над списками. Для уведомления об изменениях при действиях с расписанием нужно установить галочку:

О днях рождения

Всем сотрудникам из правого списка при входе в систему будет отображено всплывающее окно со списком учеников, сотрудников и преподавателей (кроме уволенных), у которых сегодня День Рождения.

При внесении любых изменений в настройки оповещений в каждом блоке необходимо нажимать "Сохранить".

Для преподавателей

На этой вкладке можно настроить отправку автоматических уведомлений преподавателям. Вы можете выбрать способ отправки уведомлений: Email, SMS, WhatsApp или их комбинации.

Если выбран WhatsApp - эти рассылки могут быть признаны массовыми. Массовые рассылки через WhatsApp могут привести к бану номера WhatsApp, который будет установлен навсегда. Риски, связанные с баном номера, берёт на себя сотрудник учебного заведения, который настраивает и использует данный вид рассылки, а также владелец номера.

Справа от уведомлений расположены ссылки на шаблоны сообщений, их можно скорректировать после нажатия на одну из этих кнопок. Подробнее о настройке шаблонов email и sms можно узнать в статье Шаблоны. 

Шаблон для сообщения по WhatsApp соответствует шаблону сообщения для SMS.

Наведение курсора на знак вопроса рядом с уведомлением вызывает всплывающую подсказку с условием отправки уведомления:

В настоящее время можно отправлять 6 видов автоматических уведомлений.

Изменение расписания. Отправляется сразу при добавлении/изменении/удалении расписаний всем указанным в них преподавателям.

Добавление ученика в группу. Отправляется сразу при добавлении ученика в учебную единицу всем преподавателям, актуальным на указанный при добавлении период.

Добавление лида на пробный урок. Отправляется сразу при назначении лиду пробного занятия всем преподавателям, актуальным на дату пробного урока.

За день до старта. Отправляется в день, предшествующий дню старта занятий преподавателя в учебной единице любого типа по каждому из его расписаний.

Перед стартом. Отправляется за 2-3 часа до начала старта занятий преподавателя в учебной единице любого типа по каждому из его расписаний.

Перед каждым занятием. Отправляется за 1,5-2 часа до начала каждого занятия.

Для учеников

На этой вкладке можно настроить отправку автоматических уведомлений ученикам. Вы можете выбрать способ отправки уведомлений: Email, SMS, WhatsApp или Push, а также несколько способов одновременно. Уведомления перед окончанием курса и поздравления с Днём рождения отправляются только по Email. Важным условием возможности отправки Push-уведомлений является установленное мобильное приложение Schoolmaster.

Комбинации каналов отправки обозначены со следующими нюансами.
Если указаны два канала с союзом "и", значит, уведомления будут отправлены по обоим каналам. Например, если выбрать вариант Email и Push, уведомлению будут отправляться И по email, И в push.
Если два канала разделены слэшем "/", это будет означать, что сначала система попытается отправить уведомление на первый указанный канал, и отправит на второй по счёту канал только если не удастся отправить сообщение по предыдущему каналу. Например, если вы выбрали Push/WhatsApp, то система отправит оповещение Или в Push, Или на WhatsApp (в последнем случае - только если у клиента не установлено мобильное приложение, либо он в нём не залогинен).

Справа от уведомлений расположены ссылки на шаблоны сообщений, их можно скорректировать после нажатия на одну из этих кнопок. Подробнее о настройке шаблонов email и sms можно узнать в статье Шаблоны.

Текст шаблонов sms распространяется и на сообщения WhatsApp, и на push-уведомления.

Автоматические уведомления отправляются по всем контактам, указанным в карточке лида/ученика. Если какой-либо контакт указан дважды, например, ученик и контактное лицо имеет одинаковый номер мобильного и один и тот же email, уведомление отправится один раз.

Наведение курсора на знак вопроса рядом с уведомлением вызывает всплывающую подсказку с условием отправки уведомления:

В настоящее время можно отправлять 12 видов автоматических уведомлений ученикам/лидам.

Добавление ученика в группу. Отправляется сразу при добавлении ученика в группу, поездку или на экзамен.

Добавление лида на пробный урок. Отправляется сразу при назначении лиду пробного урока.

О выставлении счёта. Отправляется клиенту сразу при добавлении счёта.

Об оплате. Отправляется клиенту сразу при оплате счёта.

За день до старта. Отправляется в день, предшествующий дню старта занятий ученика в учебной единице любого типа.

Перед стартом. Отправляется за 2-3 часа до начала старта занятий ученика в учебной единице любого типа.

Перед стартом пробного урока. Отправляется лиду за 2-3 часа до начала пробного урока в учебной единице любого типа (в группе, на открытом уроке или индивидуально).

За день до каждого занятия. Отправляется в день, предшествующий дню занятия ученика в учебной единице любого типа.

За день до каждого пробного урока. Отправляется лиду в день, предшествующий дню пробного урока в учебной единице любого типа (в группе, на открытом уроке или индивидуально).

Перед каждым занятием. Отправляется каждому ученику за 1,5-2 часа до начала каждого занятия.

Перед окончанием курса. Отправляется ученику перед окончанием его занятий в учебной единице за заданное количество дней. При включении уведомления справа от него появляется окошко, где можно задать количество дней:

Поздравление с Днём Рождения. Отправляется ученикам по почте в первой половине дня их рождения.

Подробнее о настройках email и sms.

Видео-обзор по настройкам автоматических уведомлений: