Настройки шаблонов
В этой статье мы расскажем, как оформить в CRM различные шаблоны: договоров, счетов и квитанций, прочих документов, которые впоследствии можно будет формировать в системе автоматически, а также шаблонов для рассылки email, sms и WhatsApp-сообщений и шаблонов задач.
Шаблоны составляются с использованием переменных, вместо которых автоматически вставляются данные при применении шаблона. Списки переменных находятся на вкладках с настройками соответствующих шаблонов.
В каждом шаблоне можно использовать только переменные, указанные на вкладке, на которой вы загружаете шаблон. Переменные с других вкладок работать не будут!
Счета и оплаты
Система позволяет автоматически формировать файлы квитанций об оплате. Для формирования файла квитанции об оплате, необходимо загрузить в систему шаблоны квитанций, предварительно отредактировав их в программе MS Excel, где вместо текста, который необходимо автоматически подставить, будут вписаны условные обозначения, указанные в нижней части страницы на вкладке «Счета и оплаты». После добавления такого шаблона, система будет автоматически формировать заполненный файл квитанции при оплате клиентом занятий/учебных материалов/других видов платежей, который можно будет скачать и распечатать.
В верхнем блоке доступна загрузка трех основных видов квитанций по умолчанию:
Шаблон квитанции об оплате - будет автоматически формироваться и загружаться из счетов за обучение.
Шаблон квитанции об оплате за уч. материалы - автоматически подгружается к счетам за продажу учебников. Для данного шаблона можно дополнительно использовать переменную {SchoolbookNames} (название учебника)
Шаблон квитанции об оплате пользовательского типа - автоматически подгружается к счетам на основе прочих типов платежей (задаваемых в разделе "Настройки-Финансы-Платежи"). В них можно дополнительно использовать переменную {PaymentType} (тип платежа) и {PaymentMethod} (способ платежа).
Квитанции, формируемые по этим шаблонам могут автоматически прикрепляться к уведомлениям о выставлении счёта.
Галочка "Защищать от изменений xls-файлы счетов" позволяет установить запрет на редактирование квитанций после скачивания из системы, чтобы ученики или сотрудники школы не вносили изменения в выставленные счета.
![a67cea47a5d80cfd36009ae0d55b9b27.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/a67cea47a5d80cfd36009ae0d55b9b27.png)
Чтобы загрузить шаблон в систему, нужно нажать на кнопку «Выбрать файл» и выбрать заполненный файл с компьютера.
Если квитанций по оплатам занятий может быть несколько видов, либо при необходимости сформировать файл в формате Word (не предусмотренном в шаблонах по умолчанию), можно загрузить дополнительные шаблоны под надписью "Другие шаблоны по оплатам", в таком случае при загрузке квитанции из счета система будет предлагать выпадающий список с выбором названия шаблона.
Пример шаблона:
![01a577e00df010f8ebe6b3262d54679c.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/01a577e00df010f8ebe6b3262d54679c.png)
Пример квитанции, распечатанной из CRM при помощи этого шаблона:
![5daa9fad81a794a17de8c51d544b669e.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/5daa9fad81a794a17de8c51d544b669e.png)
Распечатать квитанцию можно на странице ученика в блоке «Личный счёт» при помощи зелёной кнопки справа от нужного платежа:
![1c9ee61a34c8823f78464174f8213e0f.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/1c9ee61a34c8823f78464174f8213e0f.png)
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.
Договоры
Также система позволяет формировать файлы документов договоров (при этом можно фиксировать в системе факт заключения договора и без формирования файла). Шаблон договора должен представлять собой документ Microsoft Word, в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить в договор, вписаны условные обозначения. Например, вместо обозначения «{FullName}» будут подставлены ФИО ученика. Перечень условных обозначений находится ниже на этой же странице, часть из них заполняется из карточки ученика и параметров его обучения, часть (например, размер первоначального взноса или основание скидки) - непосредственно при создании файла договора по конкретному ученику.
Вкладка «Договоры» содержит два блока – «С учениками» и «С компаниями». Условные обозначения в них различаются. Вкладка «С учениками» предназначена для загрузки шаблонов договоров с физ.лицами, а вкладка «С компаниями» - с юр.лицами.
![496eeea76bb97a7f08dca3d6f1de0e75.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/496eeea76bb97a7f08dca3d6f1de0e75.png)
Чтобы загрузить подготовленный шаблон договора в систему, нужно нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу страницы.
![ab482abe1bd0bedbb1b803ae0d5da429.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/ab482abe1bd0bedbb1b803ae0d5da429.png)
Шаблонов договоров также можно загрузить несколько - для разных ситуаций, и выбирать нужный шаблон уже при создании файла.
Пример части шаблона договора с условными обозначениями:
![def4ef0b54fec23c9132424c61db9991.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/def4ef0b54fec23c9132424c61db9991.png)
Пример части скачанного из системы договора с определённым учеником:
![1f0b32a8926f0a4871193f045f344b46.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/1f0b32a8926f0a4871193f045f344b46.png)
Заключить договор и сформировать файл договора можно в карточке ученика на вкладке с его занятиями:
![013419187e925f17df22fb49c63c1218.jpg](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/013419187e925f17df22fb49c63c1218.jpg)
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.
Документы
На вкладке «Документы» можно загрузить прочие шаблоны документов, связанных с обучением клиента, руководствуясь списком условных обозначений. Например, приложение к договору или дополнительное соглашение.
Документы могут быть двух типов: статические и автоматические, для них есть одноимённые вкладки.
![8c0f085dee158d69d4604d904dfd1a1d.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/8c0f085dee158d69d4604d904dfd1a1d.png)
Статические документы нужно будет формировать у каждого клиента вручную, в его карточке на вкладке с его занятиями, предварительно загрузив в систему шаблон:
![75fef20b68b83736c3f3cd127fb69476.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/75fef20b68b83736c3f3cd127fb69476.png)
Автоматические документы формируются сразу при создании занятий у ученика, либо при загрузке шаблона в систему. Они попадают в личный кабинет ученика, если у него он есть, их также можно скачать в карточке ученика по кнопке действий в правом верхнем углу в разделе Файлы. Кроме того, вы можете сделать клиентам рассылку, содержащую ссылку на автоматический документ, и каждый клиент сможет скачать документ со своими подставленными данными.
Если документ завели статический, то при редактировании параметров можно перенести его в автоматические, установив соответствующую галочку (и наоборот):
![627ee38a65f666b0d91e4e5907ef799f.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/627ee38a65f666b0d91e4e5907ef799f.png)
Галочка "Отображать в ЛК" регулирует видимость статических и автоматических документов в личных кабинетах учеников.
Документы для физ.лиц и юр.лиц загружаются в блоках «Для учеников» и «Для компаний» соответственно.
![8eb07791a420ac64bf0f9102f0525256.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/8eb07791a420ac64bf0f9102f0525256.png)
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.
Шаблоны писем
Шаблоны электронных писем используются для автоматической и ручной Email-рассылки. Они делятся на общие, в группах и системные:
![2ece20ecb4dde84c1140323a5033898e.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/2ece20ecb4dde84c1140323a5033898e.png)
Виды шаблонов «Общие», «В группах» и «Системные» различаются условными обозначениями и способом рассылки.
Шаблоны писем общие и в группах
Письма по общим шаблонам можно рассылать из любого раздела CRM: из списков учеников/лидов, из отчётов или из карточек учеников/лидов. Письма по шаблонам в группах можно рассылать только из карточки группы.
Чтобы добавить в систему общий шаблон или шаблон в группе, необходимо нажать на кнопку «Добавить». В открывшемся окне необходимо дать шаблону название и область применения, заполнить поле «От» и «Тема». Далее вы можете оформить шаблон при помощи встроенных средств редактирования, либо включить в шаблон html-код по нажатию на кнопку «Исходный код»:
![bcb2840ffbae79cd3298cae5028bc322.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/bcb2840ffbae79cd3298cae5028bc322.png)
Чтобы добавить в шаблон условное обозначение, нажмите на список условных обозначений в правом верхнем углу. При выборе типа шаблона «Общий» вы можете использовать только общие условные обозначения, а при выборе типа «В группах» вы можете использовать как общие условные обозначения, так и специальные обозначения в группах, при помощи которых можно подтянуть в письмо информацию о занятиях ученика:
![830623a4d9b6783b6ef169416ff76ad1.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/830623a4d9b6783b6ef169416ff76ad1.png)
После нажатия на выбранный список открывается окно со списком условных обозначений. Перед нажатием на список установите курсор в тексте там, где вы хотите разместить условное обозначение. После нажатия на список кликните на кнопку возле выбранного вами условного обозначения, и обозначение добавится в текст:
![ad754f39780846f4e07389deeebc8306.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/ad754f39780846f4e07389deeebc8306.png)
Видео про создание шаблонов email:
Системные шаблоны писем
В системе по умолчанию задано несколько шаблонов, использующихся при автоматической рассылке уведомлений, которая настраивается в разделе «Настройки» - «Оповещения». Их можно отредактировать, но нельзя удалить (нет иконки корзины). Для того чтобы отредактировать шаблон для автоматической рассылки, нужно нажать на иконку карандаша справа от шаблона.
![4b8803dcbf6daec15fda330a7609e66c.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/4b8803dcbf6daec15fda330a7609e66c.png)
Каждый из шаблонов автоматических уведомлений может быть на русском и английском языках. Расположив на вкладке «Russian» сообщение на русском языке, а на вкладке «English» то же самое сообщение, но на английском языке, можно рассылать данное уведомление как русскоговорящим, так и иностранным ученикам/преподавателям на их языке. Тогда, ученики/преподаватели, в карточках которых в поле «родной язык» указан русский язык, получат Email из шаблона на русском языке, а ученики/преподаватели, в карточках которых в поле «родной язык» указан английский язык, получат Email на английском.
![33ccb2d7733066cddcc60b2bd234a1ea.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/33ccb2d7733066cddcc60b2bd234a1ea.png)
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.
Шаблоны смс, WhatsApp, Telegram и push
Все эти шаблоны можно настроить на вкладке "Шаблоны смс", так как шаблоны смс соответствуют шаблонам мессенджеров и push.
Важным условием возможности отправки Push-уведомлений является установленное у учеников мобильное приложение Schoolmaster.
Шаблоны WhatsApp и Telegram можно применить только для массовых рассылок и рассылок по группам, и нельзя использовать в персональной переписке.
Так же, как и шаблоны писем, шаблоны смс подразделяются на общие, в группах и системные, принцип такого разделения соответствует принципу разделения шаблонов писем (см. раздел выше).
![1745f3fdc2c5ec8c32e8af22a87006b9.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/1745f3fdc2c5ec8c32e8af22a87006b9.png)
Чтобы добавить общий или групповой шаблон, необходимо нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу. В открывшемся окне задать название шаблона и выбрать область его применения. Чтобы добавить условное обозначение, необходимо нажать на нужный список обозначений и далее на кнопку справа от обозначения, предварительно установив курсор в тексте в нужное место.
![391e7a91de11aa096532010e335d9be5.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/391e7a91de11aa096532010e335d9be5.png)
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.
Шаблоны задач
Шаблоны задач - могут быть полезны для быстрой подстановки текста часто используемых однотипных задач, например, если сотрудники регулярно создают задачи о необходимости совершить какие-то действия по ученикам с определенным статусом.
![3197322662501f76a92021b0687b978f.png](https://138018.selcdn.ru/KB_images/omnideskru/8101/178848/3197322662501f76a92021b0687b978f.png)
Чтобы создать шаблон задачи, нажмите кнопку «Добавить», в открывшемся окне введите название и текст.
Чтобы отредактировать шаблон, нажмите на значок карандаша справа от него. Для удаления шаблона нажмите на значок корзины.